Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 12. maj 2023.
2. Status for regnskab medio september 2023.
3. Forrentningen af opsparingen.
4. Henvendelser til bestyrelsen siden sidste bestyrelsesmøde.
5. Modtagelse af nye sommerhusejere – herunder velkomstbrev, orientere om postkasser, hjemmeside, vedtægter, vedligehold af vej, træer mv. bestyrelses arrangementer mv.
6. Udfordringer med mails.
7. Træer og buske langs veje og stier.
8. Strandrensning den 20. maj 2023.
9. Fastsættelse af mødedatoer frem til Foreningens Generalforsamling den 28. marts 2024.
10. Eventuelt.
Referat:
Tilstede på bestyrelsesmødet: Peter Kristensen, Mia Stoltze og Frants Bilde Kjeldsen. Fraværende: Mogens Eskesen.
Fratrådt bestyrelsesmedlem: Martin Hedegaard
Fratrådte suppleanter: Britt Øllgaard og Erik Grooss.
Indledningsvis beklagede Peter Kristensen det korte varsel, hvormed bestyrelsesmødet var blevet indkaldt.
Mogens Eskesen er udeblevet fra mødet uden afbud. Bestyrelsen har ved flere lejligheder rettet henvendelse til Mogens Eskesen via email uden reaktion.
Bestyrelsesarbejdet mellem bestyrelsesmøderne foregår primært via mail, så Mogens Eskesens manglende deltagelse i bestyrelsesmøderne og pr. email, vanskeliggør bestyrelsens arbejde.
Herudover kunne Peter Kristensen meddele, at bestyrelsesmedlem Martin Hedegaard og suppleanterne Britt Øllgaard og Erik Grooss siden sidste bestyrelsesmøde har nedlagt deres hverv som henholdsvis bestyrelsesmedlem og suppleanter som følge af samarbejdsvanskeligheder i bestyrelsen.
Det følger af foreningens vedtægter, at bestyrelsen som udgangspunkt skal bestå af 5 bestyrelsesmedlemmer, jfr. vedtægternes §6, stk. 1. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder, skal bestyrelsen supplere med en suppleant. Da begge suppleanter er fratrådt, kan der ikke ske supplering med suppleanter.
Bestyrelsen fortsætter således for nuværende med 4 medlemmer. Det fremgår af vedtægternes §6, stk. 12, at bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 bestyrelsesmedlemmer giver møde.
Situationen med 4 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf et bestyrelsesmedlem ikke har givet møde ved det seneste bestyrelsesmøde uden afbud er uholdbar, men henset til at bestyrelsen er beslutningsdygtig med 3 medlemmer, så fortsætter bestyrelsen sit arbejde indtil generalforsamlingen den 28. marts 2023, hvor bestyrelsen vil indstille til, at der vælges et antal bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, så bestyrelsenigen er fuldtallig ifølge vedtægterne. ”
Ad.: 1
Godkendt uden bemærkninger.
Samtidig blev det besluttet på bestyrelsesmødet, at der til førstkommende ordinære generalforsamling den 28. marts 2024 overfor de fremmødte, indstilles af bestyrelsen, at der udpeges en advokat som dirigent med henblik på at sikre, at generalforsamlingen afvikles juridisk korrekt. Mia Stolze laver aftale med advokaten.
Ad.: 2
Mia Stoltze orienterede kort om status for regnskabet medio september 2023. Orienteringen gav ikke anledning til bemærkninger.
Ad.: 3
Der er pt. ikke truffet nogen konkrete aftaler om en bedre forrentning af foreningens kapital. Mia Stoltze og Peter Kristensen arbejder videre med forskellige muligheder, som efterfølgende rundsendes til bestyrelsen.
Ad.: 4
Bestyrelsen har i år blandt andet modtaget følgende henvendelser om:
• Et bekymringsbrev om bestyrelsessituationen fra 2 grundejere. Svar på bekymringsbrevet er afsendt.
• Forslag om fartdæmpende foranstaltninger på Houstrup Strandvej. Bestyrelsen har drøftet forslaget, og kan støtte, at der sker en omlægning af vejen – som udgangspunkt uden bump. Peter Kristensen henvender sig til Varde Kommune angående forslaget.
• Henvendelse fra ejendomsmæglere om salg af 7 sommerhuse siden årsskiftet.
• Henvendelse fra Naturstyrelsen om gennemgang af fælles grøfter i området. Peter Kristensen
vender tilbage senere på året.
Ad.: 5
Blev drøftet. Bestyrelsen var enig om, at den hidtidige procedure indtil videre fastholdes.
Ad.: 6
Problemerne med kontaktformularen til bestyrelsen på hjemmesiden er løst og fuld funktionsdygtig.
Ad.: 7
Bestyrelsen skal endnu engang gøre opmærksom på, at samtlige grundejere i vores område har pligt til beskæring af træer og buske langs veje stier. Og på det kraftigste henstille til, at den enkelte grundejer efterkommer kommunens anvisninger.
Anvisningerne siger blandt andet, at alle stamveje er udlagt i 10 m bredde, stikveje i 6 m bredde og stierne i 3 m bredde. Dog er Sivvejen og Mosevej udlagt i 8 m bredde og Engvejen som udgangspunkt i 4,5 m brede Opstamning af træer og buske skal ske i højden af 4,5 m.
Frants Bilde Kjeldsen lægger henstillingen ud på Facebook.
Ad.: 8
Strandrensningen den 20. maj forløb efter bestyrelsens opfattelse tilfredsstillende og som planlagt.
Ad.: 9
Følgende møder frem til generalforsamlingen den 28. marts 2024 blev aftalt:
• Lørdag den 25. november 2023 kl. 14.00 til kl. 17.00 hos Peter Kristensen, Borkvej 70, 6830 Nørre Nebel.
• Fredag den 12. januar 2024 kl. 17.00 til kl. 19.00 hos Mia Stoltze, Sivvejen 6, 6830 Nørre Nebel.
• Fredag den 23. februar 2024 kl. 17.00 til kl. 19.00 hos Frants Bilde Kjeldsen, Lundvej 41, 6800
Varde.
• Torsdag den 28. marts 2024 kl. 08.30 til kl. 10.00 på Restaurant Stausø, Klintingvej 204, 6854
Henne.
• Torsdag den 28. marts 2024 kl. 10.00 til kl. 13.00 på Restaurant Stausø, Klintingvej 204, 6854
Henne. (Generalforsamlingen).
Ad.: 10
Bestyrelsen skal endnu engang opfordre nye ejere, både hvor salget er foregået på privat basis eller gennem en ejendomsmægler, at oprette sig som bruger på foreningens hjemmeside ”houstrup- grundejerforening.dk” med henblik på at tilrette sine data.
Samtidig opfordrer bestyrelsen også til, at man på Facebook tilmelder sig ”Sommerhusbyen Houstrup info”. Frants Bilde Kjeldsen lægger opfordringen på Facebook.
Næste bestyrelsesmøde lørdag den 25. november 2023 kl. 14.00 til kl. 17.00 hos Peter Kristensen, Borkvej 70, 6830 Nørre Nebel.
Referent: Frants Bilde Kjeldsen. 08092023
Peter Kristensen: Formand
Mia Stoltze: Kasserer
Mogens Eskesen: Bestyrelsesmedlem